Felhasználói kézikönyv

Részletes, gyakorlati útmutató felhasználóknak

<
felhasználói dokumentáció

Miről szól ez az útmutató?

Ez a kézikönyv abban segít, hogy gyorsan, magabiztosan és hibamentesebben tudd használni a rendszer fő moduljait: a Planner felületet, a CRM / ajánlatkezelést, a Dashboardot, a Calendar nézetet és a DJ Live View oldalt.

A leírás nem fejlesztői szemléletű. Itt azt mutatjuk meg, hogy egy átlagos felhasználó mikor melyik oldalt nyissa meg, mit érdemes kitölteni, mire kell figyelni mentés előtt, és hogyan lehet a rendszerből a lehető legtöbbet kihozni.

Planner
CRM
Dashboard
Calendar
DJ Live View
PDF export
Keresés

1. Első lépések

A rendszer több, egymással összekapcsolódó munkafelületből áll. Nem kell mindent minden esetben használnod: az adott feladat dönti el, melyik modult érdemes megnyitni.

Új esemény felvitele Kezdd a Planner oldalon. Itt tudod az esemény teljes adatlapját rögzíteni.
Ajánlat készítés vagy pénzügyi utánkövetés Nyisd meg a CRM modult.
Napi gyors áttekintés Használd a Dashboard oldalt.
Dátumok és események havi nézete Használd a Calendar nézetet.
Fellépés közbeni gyors információelérés Nyisd meg a DJ Live View oldalt.
A rendszer legfontosabb gyakorlati szabálya: előbb a Plannerben legyen rendben az eseményadatlap, és utána kezeld az ajánlatot vagy az élő nézetet. Így lesz minden más modulban is pontos az adat.

2. A rendszer felépítése

A rendszer öt fő felületből áll. Ezek egymásra épülnek, de nem ugyanarra valók.

Planner

A teljes eseményadatlap kezelése. Dátum, helyszín, kontaktok, menetrend, zenei igények, technika, pénzügyek és végleges PDF.

CRM

Ajánlatadás, ajánlati csomagok, végösszeg, fizetési feltételek, follow-up mezők.

Dashboard

Gyors összesítő oldal. Segít meglátni, mi hiányzik, mi közeleg, és hol van pénzügyi elmaradás.

Calendar

Havi bontásban láthatóvá teszi az eseményeket, segít ütközéseket vagy zsúfolt időszakokat felismerni.

DJ Live View

Egyszerű, gyors, fellépés közbeni nézet. Itt nem adminisztrálni kell, hanem gyorsan ellenőrizni a lényeget.

3. Main Page

A Main Page a rendszer kezdőoldala. Innen indul minden fontos modul. A csempék egyértelműen jelzik, milyen feladatot melyik oldalon tudsz elvégezni.

Mire jó?

Nem adminisztrációra szolgál, hanem navigációra. Ha belépsz a rendszerbe, innen válaszd ki a munkádhoz szükséges modult.

Mikor használd?

Minden belépésnél, vagy ha egyik munkafolyamatról átváltasz egy másikra, például Plannerből Dashboardra.

4. Ajánlott napi használat

Ha biztosra akarsz menni, a napi munka során az alábbi sorrend jól működik.

1. Reggeli ellenőrzés a Dashboardon Nézd át a mai eseményeket, a következő 7 napot és a figyelmeztetéseket.
2. Planner rekordok frissítése Ellenőrizd, hogy a közelgő eseményeknél minden adat hiánytalan-e.
3. CRM kezelés Ha kell, készíts ajánlatot vagy rögzíts follow-up adatokat.
4. Calendar ellenőrzés Tekintsd át a hónapot, hogy egyben is lásd az eseményterhelést.
5. Fellépés előtt DJ Live View Nyisd meg a gyors élő nézetet, hogy mobilon vagy kisebb képernyőn is könnyen elérd a lényeget.

5. Planner – áttekintés

A Planner a rendszer legfontosabb munkafelülete. Ez egy több lépésből álló adatfelvételi és szervező felület, ahol az esemény teljes képe rögzíthető.

Mikor használd?

Új esemény létrehozásakor, már meglévő esemény frissítésekor, vagy PDF dokumentum újragenerálásakor.

Mi készül belőle?

Mentett eseményrekord, PDF adatlap és bizonyos esetekben ICS naptárkimenet is.

A Planner nem csak adatbeviteli oldal, hanem a teljes esemény központi adatforrása. Ha itt valami hiányzik vagy hibás, az kihat más felületekre is.

6. Planner – 1. lépés: Alapadatok

Az első lépésben minden olyan adatot megadsz, amely az esemény azonosításához és szervezéséhez szükséges.

Fontos mezők

  • Esemény típusa
  • Esemény sablon
  • Megrendelő / pár neve
  • Dátum
  • Helyszín
  • Várható létszám

Kapcsolattartási mezők

  • Elsődleges kapcsolattartó neve
  • Telefonszám
  • E-mail cím
  • Esküvő esetén menyasszony / vőlegény külön telefonszám
Esemény sablon A sablon segítségével gyorsabban indul a kitöltés, mert a rendszer előre beállíthat jellemző mezőket.
Venue lista A rendszer tartalmazhat előre felvett helyszíneket, és új helyszín is hozzáadható.
Elfogadott ajánlat betöltése Ha már van accepted quote, abból bizonyos adatok automatikusan átemelhetők.
Legalább a dátum, a név, a helyszín és az elsődleges kapcsolattartó legyen kitöltve, különben később nehezebb lesz keresni, egyeztetni vagy dokumentumot generálni.

7. Planner – 2. lépés: Zenei igények

Ez a rész a zenei tartalomról szól. Itt azt rögzíted, mit szeretnének hallani, és mit nem.

Műfaji preferenciák

Olyan stílusokat adj meg, amelyek jellemzőek az adott eseményre, például pop, retro, mulatós vagy house.

Kötelező dalok / blokkok

Azokat a számokat vagy zenei blokkokat rögzítsd ide, amelyek biztosan szerepeljenek.

Tiltólista

Ide kerüljenek azok a dalok, előadók vagy stílusok, amelyeket semmiképp sem szeretnének.

Minél pontosabban töltöd ki ezt a részt, annál könnyebb lesz később a fellépés előkészítése és az élő nézet használata.

8. Planner – 3. lépés: Menetrend

A menetrend rész az esemény időrendjének rögzítésére szolgál. Itt válik használhatóvá a Planner a fellépés gyakorlati oldalán is.

Automatikus időpontkitöltés Ha csak néhány fő időpont áll rendelkezésre, a rendszer automatikusan javasolhat további időket.
Esküvői menetrend Ide tartozhat a ceremónia, bevonulás, vacsora, nyitótánc, torta, éjféli keringő, menyasszonytánc.
Rendezvény menetrend Más eseményeknél vendégérkezés, opening, díjátadó, prezentáció, vacsora és afterparty jelenhet meg.

Mire figyelj?

Ha van fix időpont, azt kézzel rögzítsd. Ha bizonytalan, használhatod az automatikus kitöltést kiindulásként.

Miért fontos?

A DJ Live View és a PDF dokumentum egyik legértékesebb része a pontos menetrend.

9. Planner – 4. lépés: Pénzügyek és technika

Ez a szakasz a szolgáltatás pénzügyi és technikai oldalát fogja össze.

Pénzügyi adatok

  • Alap szolgáltatási díj
  • Kiszállási díj
  • Kedvezmény
  • Előleg összege
  • Hátralék
  • Fizetési mód

Technikai adatok

  • DJ technika szintje
  • Fénytechnika szintje
  • Effekt gépek
  • DJ érkezési idő
  • Zenekérési rendszer
Mentés előtt itt mindig ellenőrizd, hogy a végösszeg, az előleg és a fizetési mód összhangban van-e a megbeszéltekkel.

10. Planner – 5. lépés: Véglegesítés és export

Ez az utolsó lépés. Itt rögzíthető a jóváhagyás, az aláírás és az esetleges képes jegyzetek, majd elindítható az export.

Jóváhagyási szöveg Ellenőrizd, hogy a nyilatkozat megfelel-e az adott esetnek.
Aláírás rögzítése Az aláírás mezőből a rendszer a PDF-be is be tudja illeszteni a rajzolt aláírást.
Jegyzetképek Olyan fotók is csatolhatók, amelyek a dokumentáció részeként később hasznosak lehetnek.
PDF generálás A végleges dokumentum innen készíthető el.

12. Planner – Jó gyakorlatok

Először a kulcsadatokat töltsd ki Dátum, név, helyszín, kapcsolattartó – ezek nélkül a rekord később nehezen kezelhető.
Használj sablont Sokkal gyorsabbá és egységesebbé teszi a kitöltést.
Menetrendet mindig ellenőrizd PDF előtt Az automatikus kitöltés jó kiindulás, de nem helyettesíti az emberi ellenőrzést.
Export előtt nézd át a pénzügyeket Különösen előleg, hátralék és fizetési mód terén.

13. CRM – áttekintés

A CRM modul arra szolgál, hogy ajánlatot tudj készíteni egy eseményhez, illetve később pénzügyi vagy adminisztratív utánkövetést vezess.

Árajánlat készítés

Csomag, leírás, árak, kedvezmény, fizetési feltételek és szolgáltatási idő megadása.

Utókövetés

Számla- és teljesítési adatok, fizetési határidő, tényleges beérkezés és kapcsolódó pénzügyi mezők.

14. CRM – Árajánlat készítés

A CRM ajánlatkészítő része akkor hasznos, amikor egy érdeklődő vagy megrendelő számára hivatalos ajánlatot szeretnél készíteni.

Dokumentumtípus kiválasztása Általában árajánlat módban indulj.
Ajánlati tartalom Add meg a csomag nevét, leírását, időintervallumát és az árakat.
Pénzügyi összesítés Ellenőrizd az alapárat, extra szolgáltatásokat, kedvezményt és a végösszeget.
PDF ajánlat generálás A kitöltött ajánlatból a rendszer PDF-et készít.

15. CRM – Utókövetés

Az utókövetés módot akkor használd, amikor már nem csak ajánlatot adsz, hanem a számlázási és fizetési státuszt is vezetni szeretnéd.

Jellemző mezők

  • Számla száma
  • Kiállítás dátuma
  • Teljesítés dátuma
  • Fizetési határidő
  • Fizetési mód
  • Tényleges beérkezés

Mire jó?

Segít lezárni a pénzügyi adminisztrációt, és átláthatóvá teszi, mi van már rendezve és mi nem.

16. Dashboard használata

A Dashboard egy gyors, napi áttekintő felület. Nem részletes adatbeviteli oldal, hanem ellenőrzésre és összképre szolgál.

Mit láthatsz?

  • Összes esemény száma
  • Mai események
  • Következő 7 nap
  • Nyitott pénzügyek
  • Hiányos rekordok

Mikor a leghasznosabb?

Napi nyitáskor, adminisztráció előtt, vagy amikor gyorsan át akarod látni, mi igényel figyelmet.

Ha a Dashboard hiányosságot jelez, általában a Plannerben kell javítani az adott esemény rekordját.

17. Calendar használata

A Calendar a mentett eseményeket havi nézetben mutatja meg, így a rendszer terhelése és az események eloszlása egy pillantással átlátható.

Hónapváltás A bal és jobb navigációval lehet hónapról hónapra lépkedni.
Napi események Egy nap kiválasztásával a kapcsolódó események listája jelenik meg.
Használat Különösen hasznos kapacitástervezésnél, ütközések és sűrű időszakok áttekintésénél.

18. DJ Live View

Ez a nézet fellépés közben a legpraktikusabb. Egyszerű, gyors és nem zsúfolt, így mobilon vagy kisebb kijelzőn is jól használható.

Mit mutat meg?

Menetrend, kontaktok, legfontosabb rendezvényadatok és gyors linkek a kapcsolódó dokumentumokhoz.

Árnézet

Az árak vagy pénzügyi mezők külön jelszóval feloldhatók, így nem jelennek meg minden esetben automatikusan.

A DJ Live View nem adminisztrációs felület. Inkább gyors ellenőrző nézetként kezeld.

19. PDF-ek és kimenetek

A rendszer több helyen is készít kimeneti fájlokat. A legfontosabbak a Planner PDF és a CRM ajánlat PDF.

Planner PDF

A teljes eseményadatlap nyomtatható formája.

CRM PDF

Az ajánlat vagy follow-up dokumentum exportált változata.

Mikor generálj újra PDF-et?

Ha változott a menetrend, a pénzügyi adat vagy a jóváhagyás, érdemes új PDF-et készíteni.

20. Hasznos tippek

Mindig ugyanabban a logikában dolgozz Előbb Planner, aztán CRM, végül Dashboard / Calendar ellenőrzés.
Legyenek kitöltve a kapcsolattartók Ez az egyik leggyakrabban hiányzó adat.
Automatikus menetrendet használhatsz, de ellenőrizd A rendszer segít, de a végső felelősség a felhasználóé.
Export előtt mindig nézd át a pénzügyeket Így elkerülhető, hogy rossz összeg vagy hiányos fizetési információ kerüljön a dokumentumba.

21. Gyakori hibák

Nem jelenik meg a PDF link

Ellenőrizd, hogy a mentés sikeres volt-e, és minden szükséges mező ki van-e töltve.

Nem találom a mentett eseményt

Használd a Planner keresőpaneljét, és szűrj névre, dátumra vagy helyszínre.

Nem látszik az ár a DJ Live View-ban

Az árnézet külön hitelesítést igényelhet.

Hiányt jelez a Dashboard

Nyisd meg az adott eseményt a Plannerben, és ellenőrizd a kapcsolattartókat, menetrendet, aláírást vagy pénzügyi mezőket.